Empresas usam a criatividade na pandemia para arquivar seus documentos

Desde o início da pandemia, muitas empresas preferiram fechar a sede e optaram por uma produção realizada totalmente de maneira remota. Mas essa decisão exige uma logística e um planejamento que vai muito além da transferência de equipamentos e sistemas para as casas dos colaboradores. Sem um espaço físico, o que fazer com os arquivos cheios de documentos relacionados a contratos, tributos, notas fiscais e contabilidade? 

As soluções foram as mais diversas. Algumas empresas alugaram salas para guardar seus arquivos, outras pagaram para que contadores ficassem responsáveis pela proteção dos documentos, e houve quem tenha levado o material para casa de um sócio ou colaborador. 

Outras buscaram por empresas especializadas em encontrar soluções para o problema do arquivamento de documentos. Na Stoque, entidade mineira especializada em gestão de conteúdo, a demanda vem crescendo exponencialmente ao longo da pandemia. 

O CEO da empresa, Thiago de Assis, não revela qual foi o aumento no número de clientes ao longo da pandemia, mas conta que o faturamento da Stoque triplicou nos últimos 14 meses. Também houve um aumento de pelo menos 20% no número de funcionários, que hoje chega a 500 – atuando em seis capitais. 

Segundo o empresário, no início da pandemia os clientes buscavam alternativas para a gestão de seus documentos físicos e eletrônicos, mas depois verificaram que também precisavam de soluções digitais para melhor atender os clientes, especialmente nos momentos em que o comércio teve de ser fechado para conter os casos de Covid. 

“Observamos que um número muito grande de atendimentos que ofereciam determinado produto ou serviço aos clientes deixaram de acontecer nas lojas físicas e demandavam documentos impressos, mas que precisaram migrar para o digital. Isso ficou claro no mercado de empréstimos. A indústria financeira passou por um processo muito forte de digitalização”, relata Thiago Assis. 

Descarte adequado

O escritório DC&NC advogados decidiu por produzir em home office já no início da pandemia. Para resolver a questão dos documentos, todo o material arquivado teve de passar por um pente-fino. Para aqueles em que o período de guarda já estava vencido conforme a legislação, o destino foi o descarte.

Sócia do escritório, Giovanna Dias Costa, especialista em proteção de dados, explica que a empresa deve ter um cuidado máximo ao se desfazer dos papéis, para não se correr riscos de vazamentos de dados. Por isso, é importante contratar uma empresa especializada em descarte adequado de documentos. 

Segundo a advogada, todas as empresas devem estar atentas à Lei da Proteção de Dados, de 2018, ao usar, arquivar e descartar dados. “A lei apresenta que a empresa tem a obrigação de guardar um documento até a finalidade ser atingida. Não podemos mais ter a ideia de guardar para sempre, a gente precisa de um limite temporal para ter um momento de descarte de um dado, seja ele eletrônico ou físico. E isso deve ser feito de maneira adequada, porque, em qualquer incidente de segurança, a empresa pode ser responsabilizada”, explica.

Contrato guardado por maior período

A advogada trabalhista Karina Rodrigues Almeida alerta que é preciso ter um cuidado especial com os documentos físicos referentes aos contratos com colaboradores, pois estes demandam uma guarda por períodos mais extensos. Segundo ela, mesmo com a digitalização de documentos, é fundamental guardar os originais referentes a contratos, prontuários médicos e demissões dos funcionários.

“Esses originais podem ser solicitados por trabalhadores no futuro ou por fiscais (da Secretaria Especial do Trabalho). A lei tem muitos requisitos sobre a forma de elaborar e guardar cada tipo de documento. E, se o contrato for feito de maneira eletrônica, tem que contar com assinatura digital para garantir a autenticidade”, explica. Para garantir que dados do empregador e de clientes não sejam vazados por funcionários, Karina recomenda que as companhias coloquem cláusulas de confiabilidade e sigilo nos contratos. 

Buscas por automação e proteção de dados

Além da demanda por soluções para documentação, o serviço de gestão de conteúdo foi procurado por outras necessidades que surgiram ao longo da pandemia. Segundo Thiago de Assis, muitas entidades precisaram automatizar serviços burocráticos – muito em função da redução do quadro de funcionários – e melhorar a segurança na proteção de dados que circulam nos computadores que estão nas casas dos empregados.

“Imagina uma grande empresa de call center que decide colocar milhares de colaboradores em home office. É preciso ter um sistema seguro para evitar vazamentos de dados. Ela pode ter uma ferramenta com controles, como um impedimento na impressão de documentos, uma marca-d"água e até um dispositivo de check-in e check-out do documento”, explica Assis. 

Teletrabalho

Na atual realidade de teletrabalho, devido à pandemia, os colaboradores tendem a manter documentos físicos ou digitais da empresa em suas residências – o que também exige organização.